Deux semaines avant
Vous devez contacter les participants deux semaines avant l’activité pour finaliser le jumelage auto et dodo. La procédure pour le jumelage est expliquée dans Inscriptions?/Activités avec hébergement.
Vous trouverez un exemple de courriel à envoyer aux participants dans Premier courriel – Activité avec hébergement
Une semaine avant
Un second courriel est envoyé pour donner les jumelages dodo définitifs, certaines consignes, le détail des activités et toutes autres informations. N’oubliez pas que pour certains participants, c’est leur première fois avec nous et qu’ils ne savent pas nécessairement comment le club fonctionne.
Vous trouverez un exemple de courriel à envoyer aux participants dans Deuxième courriel -Activité avec hébergement
Durant le séjour
Vous pouvez nommer un responsable par chalet pour coordonner les ralliements durant le séjour. Ce dernier veillera au bon déroulement tout au long du week-end et se rapportera à vous s’il y a un problème.
Il est important de rapporter tout problème lié à la location du chalet pour éviter des inconvénients ultérieurs pour le club.
N’oubliez pas qu’on doit remettre les chalets dans le même état que lorsqu’on en a pris possession. Il faut toujours vider les poubelles et les déposer aux endroits précisés dans le contrat. On ne fait pas les lits et on ne nettoie pas les salles de bain. Toutefois, il est recommandé de passer le balai ou l’aspirateur là où c’est nécessaire. Il faut aussi remettre les clefs au propriétaire selon les consignes obtenues.