Conseils pour soumettre une activité

 

Le comité organisation (CO) se réunit  3 fois par année (en janvier, avril et en septembre) pour établir la programmation. Allez à Réunions pour établir la programmation pour plus d’info. En tout temps vous pouvez ajouter une activité au programme.

Pour toute activité que vous souhaitez organiser, vous pouvez d’abord en discuter avec le responsable de la programmation (RP), Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou au 438-390-1967, pour obtenir son aide.

Pour ajouter une activité, complétez le formulaire Soumettre une nouvelle activité. Notez que votre activité ne sera  pas automatiquement sur le web. Le RP va vous contacter pour s’assurer que les informations sont complètes et il mettra l’activité en ligne.

Références

Consultez la rubrique Activités passées de notre site pour voir toutes les activités que nous avons organisées dans le passé. Cela peut vous donner des idées! Vous pouvez aussi consulter la description des activités depuis janvier 2015 à Programmation passée..


Pour consultez la description des activités des années antérieures voici les liens :
Programme - été 2014
Programme - hiver 2014
Programme - été 2013
Programme - hiver 2013
Programme - été 2012
Programme - hiver 2012
Programme - été 2011
Programme - hiver 2011
Programme - été 2010
Programme - hiver 2010
Programme - été 2009
Programme - hiver 2009
Programme - hiver 2008



Pour de nouvelles idées allez à Liens utiles. Vous y trouverez plein d'idées d'activités de plein air.

Excursion d’un jour

Pour les excursions d'un jour, s’il y a des frais d’accès, il est recommandé de négocier un  prix de groupe.  Plusieurs lieux de randonnée offrent un rabais dépendant du nombre de participants. 

Le club paie pour certains frais comme les droits d’accès et de stationnement dans certains parcs pré-sélectonnés. Si vous prévoyez qu’il y aura de tels frais, il faut le mentionner dans la description de votre activité. Seuls les membres peuvent bénéficier de tels rabais. Conservez vos factures si vous payez ces dépenses sur place afin que le club puisse vous rembourser.

Vous n’avez pas à fixer le tarif pour le covoiturage. Le RP va s’en charger.

Vous pouvez organiser une activité en même temps qu’une autre à condition qu’elle ne soit pas similaire ou qu’elle s’adresse à des clientèles différentes. Cela pourrait aussi se faire lorsqu’une activité est avec un nombre limité d’inscriptions. Dans tous les cas, consultez d'abord le RP.

Activité avec hébergement

Pour les activités avec hébergement, il faut, dans un premier temps, obtenir l’approbation du RP. Pour rechercher des chalets nous avons répertoriés plusieurs sites web de location dans Liens utiles.

Avant de procéder à la réservation, il est essentiel d’obtenir un contrat de location fait au nom du club, si possible, dans lequel sont stipulées les conditions de location et d’annulation. Vous faites ensuite parvenir ce contrat aux responsables du club (président et au trésorier) afin que ces derniers puissent confirmer l'activité. Ensuite vous pourrez procéder à la réservation et demander au trésorier de faire parvenir les paiements au locateur. Si le locateur ne veut pas faire de contrat officiel, il faut au moins un courriel de sa part mentionnant les conditions de location. Si vous devez payer immédiatement par carte de crédit, avisez rapidement le trésorier qui va vous rembourser les montants payés.

Il est recommandé de s’y prendre plusieurs mois à l’avance, pour réserver l’hébergement sans oublier de négocier le prix (taxes incluses).Vous n'avez pas à fixer la tarification pour les participants, le club va s’en charger. Vous bénéficier d'un budget de 3$ par participant soit pour payer du bois pour un feu de camp en camping ou en chalet ou toutes autres dépenses qui doit profiter à tous. Vous pouvez plutôt demander d'accorder un rabais de 3$ à chaque participant sur le tarif de l'hébergement.

Le participant doit s’inscrire via le site web du club. Vous n’avez pas à collecter d’argent. Si jamais un participant vous remet un chèque, assurez-vous qu’il est fait au nom du club et faites-le parvenir au trésorier.

L’organisation d’un week-end nécessite plus de préparation. Consultez Aide-mémoires - activité avec hébergement pour être sûr de ne rien oublier.