IV. Règlements relatifs aux activités du club (R23 à R57)

23.    Activités du club

Le club vise à organiser différentes activités de sports de plein air et randonnées

• En été : randonnées pédestres (montagnes, nature…), à vélo, en patins à roues alignées, en canot et en kayak...
• En hiver : randonnées pédestres, à skis, en patins, en raquettes, en crampons...
• Plusieurs week-end avec hébergement en chalet, B&B, camping, refuge, etc. sont possibles toujours dans le but de faire des randonnées ou autres activités de plein air.

24.    Voyages écotouristiques

Le club organise ce type d’activités à condition que l’aspect plein air prédomine. Le club sert d’intermédiaire pour regrouper les membres qui désirent partir en voyage ensemble et inclut ces activités dans sa programmation.  Le club ne défraie aucun coût lié aux billets d’avion, hôtel et autres dépenses à l’avance exception faites pour la réservation d’hébergement (sauf l’hôtellerie).

  24.1  Dépôt de sécurité significatif

Pour toute activité d’hébergement dont le dépôt de sécurité requis est significatif, les participants devront fournir les fonds avec remboursement une fois l’activité terminée  et le  dépôt de sécurité remboursé.  Le trésorier décide du seuil de matérialité acceptable.

 25.    Activités touristiques et culturelles lors de la saison morte

 Il est permis d’organiser des activités touristiques ou culturelles durant la saison morte.  La saison morte correspond aux semaines non utilisées pour le plein air d’octobre, novembre et décembre ainsi qu’en mars et avril.

• Les activités de plein air conservent leur priorité en tout temps.
• Aucune de ces activités ne peut avoir lieu les week-ends où il y a des activités de plein air déjà inscrites au programme.
• Une activité touristique ou culturelle est une activité complémentaire telle une visite au biodôme ou au jardin botanique (les serres), au musée, dans un site touristique ou une sortie au théâtre.  Ne sont pas permises, des activités sociales telles des partys, des soupers au restaurant (sauf ceux de fin de saison).
• Nonobstant ce qui précède, suivant l’introduction d’un dimanche par mois gratuit dans certains musées du Québec, un organisateur pourra organiser une activité dans l’un de ces musées le dimanche gratuit, peu importe la période de l’année.

26.    Activités en parallèle

Il est permis de faciliter la publicisation d’activités organisées en marge du club comme un voyage en groupe, une sortie culturelle ou sociale.

• Un membre pourra soumettre au club le texte de son activité qui sera rendu disponible aux membres. L’activité sera publiée sur le site web du club
• L’activité ne sera pas incluse au programme officiel du club
• Le club ne sera pas responsable ni des inscriptions, ni des paiements.
• Le CA peut, à sa discrétion, refuser de publiciser des activités qui ne sont pas jugées convenables.  

27.    Deux activités en même temps

En présence de deux activités le même jour, le responsable de la programmation ou le CA établira la pertinence ou non de proposer au programme deux activités en simultanée selon la similitude, la clientèle visée et autres considérations dont l’impact financier.

28.    Journées « Portes ouvertes »

Une journée « portes ouvertes » est une journée où le même prix est chargé aux membres et aux non membres, c’est-à-dire qu’aucun frais de participation n’est chargé aux non membres.  Le but d’une journée « portes ouvertes » est de faire la promotion des activités du club.

• L’activité « cabane à sucre » est une journée portes ouvertes.
• Une activité de début de saison en avril ou mai et une autre en début de saison automne et hiver feront également l’objet d’une journée « portes ouvertes ».

29.    Excursion d’un jour

Le responsable doit envoyer une demande de confirmation aux participants inscrits (lettre modèle disponible sur le site web) une semaine avant l’activité.  Le participant doit confirmer sa présence au moins 48 heures à l’avance sinon son inscription peut être annulée, à la discrétion de l’organisateur.

Chaque participant qui offre du covoiturage fixe lui-même le lieu du RV pour ceux qui embarquent avec lui.

Il appartient au participant de se trouver du covoiturage parmi ceux qui en offre et d’aviser le responsable de l’arrangement fixé ou de l'indiquer au registre via Mes activités.

Le responsable ou le participant indique les arrangements dans la colonne « Statut » de l’activité pour informer les autres participants.

Sur place, le responsable fixe une heure approximative de RV (ex : entre 10h et 10h 30) pour permettre à tous de se rejoindre à destination. L’heure estimée du RV tient compte d’un départ du centre-ville, à Montréal.

Le paiement pour ces activités se fait le jour même sur place, incluant le covoiturage directement au chauffeur. Certaines exceptions s’appliquent notamment pour les activités qui doivent faire l’objet d’une réservation à l’avance tels les soupers de fin de saison.

Le responsable des inscriptions informe à l’avance les participants non membres de la possibilité de le devenir ou du frais de participations à payer.

30.    Covoiturage lors des activités

Pour toutes les activités du club, les participants ont la responsabilité de se trouver du covoiturage parmi les participants inscrits à l’activité. L’organisateur en fait le rappel lors de l’envoi des consignes de l’activité dans la semaine précédant l’activité.  

• L’organisateur doit suggérer aux participants de verser un montant supplémentaire de 10$ au conducteur pour l’aller-retour d’une activité avec hébergement seulement.

•  

  Une compensation pour le covoiturage sera déterminée à l’avance dans le programme pour les passagers. 

• La référence utilisée pour le calcul du covoiturage sera le CAA ou le conseil du trésor du Québec
• Les participants doivent payer la compensation directement au conducteur
• Pour les activités comportant de l’hébergement, la compensation est calculée sur une base de 2 personnes par auto, incluant le conducteur.  Si une troisième personne s’ajoute il faut recalculer la compensation en multipliant le montant établi par 2 et le diviser par 3.
•  Pour les activités sans hébergement la compensation est établie sur une base de 3 personnes à l’exception des activités de vélo et de ski qui le seront sur une base de 2.
• Pour une activité avec hébergement, la compensation pour le covoiturage ne tient pas compte du détour qu’a à effectuer le conducteur pour aller chercher et reconduire un passager ailleurs qu’au domicile du conducteur incluant la distance et autres conditions qui augmentent les coûts (le trafic les vendredis et dimanches, la météo…)
• L’organisateur doit suggérer aux participants de verser un montant supplémentaire de 10$ au conducteur pour l’aller-retour
• Le montant peut varier selon l’entente prise avec le conducteur.

31.    Procédures d’urgence

Le club offre l’opportunité à ses membres du club de fournir le nom et numéro de téléphone d’une personne à rejoindre en cas d’urgence.  L’information sera inscrite à l’aide du formulaire d’abonnement et conservée confidentielle dans la base de données. La carte de membre dispose d’un espace permettant d’indiquer cette information en cas d’accident.  Le club invite le membre à porter sur lui ses cartes d’identité incluant sa carte de membre lors de sa participation aux activités du club.

32.   Passeport canadien obligatoire

Les participants aux activités hors Canada doivent obligatoirement être en possession d’un passeport Canadien valide.  Afin d’éviter des délais indus, tout participant ne disposant pas d’un passeport Canadien valide doit disposer dès le point de départ d’un visa de transport américain pour pouvoir se rendre à une activité aux USA avec le groupe. Tout participant ne disposant pas d’un passeport Canadien valide ni d’un visa de transport américain avant le départ peut participer à l’activité à condition qu’il s’y rende directement par ses propres moyens ou seul dans sa voiture.  Le règlement No 30 s’applique.

33.   Classification des randonnées

Pour les randonnées pédestres, le club a adopté la classification suivante afin d’identifier leur niveau de difficulté

34.   Procédure de sécurité et trousses de premiers soins

Sur le site web le club met à la disposition des membres une liste de ce qu’il faut avoir en sa possession lors d’activités comportant certains risques.  Le membre est incité à apporter avec lui une telle trousse.  Le club met à la disposition de certains organisateurs d’activités plus à risque d’accident, une trousse de premiers soins.

Dans le cas où il y a plusieurs activités en même temps ou plus d'un groupe pour une même activité, l’organisateur doit nommer à l’avance une autre personne responsable pour chacune des autres activités ou groupes. L’organisateur doit en informer les participants. 

Le responsable doit s’assurer de ne laisser personne seule en queue de peloton lors d’une rando. 

35.   Sans trace

Le club adopte le code d’éthique « Sans trace » de l’écotouriste.   En gros ce code vise à protéger l’environnement en encourageant le respect de la nature par de petits gestes lors des activités de plein air.  L’objectif est de sensibiliser les membres à un comportement responsable lorsqu’on est dans la nature, un objectif du club.  Il n’est pas du mandat du club et des organisateurs de jouer à la police lors des activités.  Un lien sur le code d’éthique et une rubrique à ce nom seront mis bien en vue sur le site web.

36.   Lancement des inscriptions : activités avec hébergement

• Considérant le besoin du club de  s’assurer que les places en chalet et autres hébergement soient comblées à temps
• Considérant le désir du club d’ajouter le nombre de chalet en cas d’une grande affluence

Le lancement des inscriptions est établi comme suit : 

• À la discrétion de l’organisateur et du CA, il est possible de devancer le lancement de certaines activités incluant les voyages.
• L'organisateur de l'activité et la personne avec qui il est jumelé pour la chambre n’a pas à s’inscrire pour l’activité, il l’est automatiquement avant le lancement.  Il en est de même, le cas échéant, pour le coorganisateur et la personne avec qui il est jumelé, s'il y a lieu.
• Aucune inscription ne peut se faire par téléphone le jour du lancement des inscriptions.
• Une exception sera accordée dans l’éventualité où un participant n’a pas accès à un ordinateur et qu’il a avisé le club à l’avance. 

37.   Inscriptions -Tirage au sort - Procédures et date 

Seuls les membres en règle peuvent s’inscrire aux activités comportant un paiement à l’avance pour la première semaine d’inscription.  Est considéré membre en règle le participant qui, au moment de l'inscription a effectué son paiement d’adhésion et a complété son formulaire. Il pourra s'inscrire seulement à la réception du paiement de son adhésion.

Un membre qui n’est pas en règle peut s’inscrire sans attendre à partir du moment où il signifie au club qu’il renouvelle son adhésion.

Pour toutes activités comportant des paiements à l’avance avec places limitées, une date et heure d'un tirage au sort est fixée lors du lancement de l'activité. Pour permettre à tous de prendre connaissance de l'activité, le tirage au sort a lieu environ 1 semaine après le lancement de l'activité, autant que possible durant un week-end et il ne doit jamais avoir lieu durant une activité du club. 

Un cumul de toutes les inscriptions figure en ordre alphabétique au registre mais dans un registre temporaire nommé « Liste pour sélection au hasard » qui n’a pas de limite du nombre d’inscription.  Le tirage se fait au hasard à heure fixe et quiconque s'inscrit avant le moment du tirage a une chance égale d'être sélectionné. Le tirage identifie ceux qui seront officiellement inscrit à l’activité.

 Les participants qui ne peuvent être inscrits officiellement, faute de place, seront en liste d'attente.

 Seules les inscriptions à 2 dans le même lit sont permis. La personne jumelée sera automatiquement inscrite après celle qui a été sélectionnée en premier. L'inscription à 2 en lits solo est possible seulement après le tirage au sort et au plus tard 30 jours avant le début de l'activité.

 Toute inscription subséquente sera inscrite selon l'ordre du premier arrivé, premier inscrit

 Le non membre peut s’inscrire 7 jours après les membres en règle. 

37.1   Inscription pour plusieurs activités le même jour

Un membre ne peut s’inscrire à plus d’une activité qui requièrent un paiement ET qui se déroule le même jour, sauf s’il s’agit d’une inscription sur la liste d’attente pour toutes les activités sélectionnées.   Le cas échéant, le participant recevra un avis à l’effet de faire part de sa sélection finale dans les 24 heures sans quoi son inscription sera annulée dans toutes les activités sélectionnées.  Le responsable des inscriptions s’occupera de surveiller le tout.

38.    Inscription à 2, séparable ou inséparable 

Outre lors d'un tirage au sort, il est possible de s’inscrire à 2 simultanément en solo (2 lits) ou en duo. Les 2 participants seront inscrits de façon consécutive au registre. Le jumelage à 2 en solo doit se faire, au plus tard, 30 jours avant le début de l’activité. 

Il est possible de rendre inséparable, l’inscription à 2. Cela signifie que s’il n’y a qu’une place de disponible au moment de l’inscription, les 2 participants cèdent la place au suivant. Cela s'applique également si une place seulement se libère plus tard.

Lors de la location des chalets, l’organisateur doit s’assurer que chaque participant pourra avoir son lit en solo ou en duo, selon le cas.

Le participant qui désire se jumeler avec d’autres participants dans une chambre où il y a plusieurs lits peut le faire à l’inscription ou par la suite, mais au plus tard 1 mois avant la date du début de l’activité.

Dans le contexte de la COVID-19, le club applique les règles de la santé publique en vigueur lors de la programmation d'une activité.  Dans l'éventualité d'une modification aux règles entre la programmation de l'activité et sa réalisation, le club pourra procéder aux modifications permises.  Ainsi, dans l'éventualité d'une augmentation du nombre de participants permis, la liste d'attente comblera d'abord les places ajoutées selon la méthode habituelle. Aussi, le tarif sera fixé  en fonction du nombre de participants maximum autorisé au moment de la programmation. Un ajustement sera appliqué en fonction du nouveau nombre autorisé et selon le nombre final de participants inscrits. (SUSPENDU TEMPORAIREMENT)

39.    Ajout de chalet

L’ajout d’un chalet pour une activité existante peut se faire seulement si les gens en liste d’attente sont en nombre suffisant et qu’ils confirment leur inscription pour cette activité. Le responsable de l’activité conserve le privilège de choisir son chalet.

   Pour un week-end donné, si un ou des chalets sont ajoutés après le tirage au sort de l'activité :
   1- La composition (solos, duos) du ou des nouveaux chalets doit se faire en sélectionnant les participants sur la liste d’attente en fonction de la configuration des nouveaux chalets selon les places à occuper, donnant priorité aux duos jumelés pour les chambres à un lit duo ainsi que ceux jumelés pour les chambres à 2 lits solos si disponible.
   2- Si le tarif est à un prix différent des autres chalets, les places du chalet ajoutées seront offertes aux personnes qui sont ajoutées. Suivant leur acceptation, ce sont ces participants qui paient le nouveau tarif et qui seront dans ce nouveau chalet.
   3- Il est possible pour tout participant de changer de chalet, à tarif différent, si la différence est payée au club par celui qui a payé moins cher et que l'autre accepte que le montant payé en trop soit ajouté à son crédit, le tout sujet à acceptation du trésorier. Il est aussi possible que les 2 participants fassent un échange entre eux des montants.
   4-L'attribution des chambres et lits se fait en conformité du règlement 51,2.

40.    Mode de paiement des activités

Le paiement des activités peut se faire en argent comptant ou par virement dans notre compte bancaire si le participant possède un compte avec Desjardins (il peut aussi passer au comptoir Desjardins pour effectuer le virement).  Le paiement peut aussi se faire en ligne sur notre site web par carte de crédit (via PayPal) ainsi que par Interac.  La solution de paiement ne doit comporter aucun frais de transactions pour le club.  En cas d’annulation d’une inscription, ces frais ne sont pas remboursables au participant à moins que le club ait annulé l’activité.   Le paiement par chèque ou mandat poste n’est pas offert sauf pour certaines activités à paiements échelonnés

41.    Délai de paiement des activités

Le délai normal pour effectuer un paiement pour les activités avec hébergement est de 15 jours après la date d’inscription.

• Un rappel est envoyé 7 jours avant la date limite de paiement.
• Si le paiement n’est pas fait dans le délai et qu’il y a une liste d’attente, le participant recevra un avis final de paiement lui donnant 72 heures pour faire le paiement sinon son inscription sera annulée et placée à la fin de la liste d’attente. En absence d'une liste d'attente son inscription est annulée.
• La réinscription du participant sera effectuée par un administrateur et seulement si la place n’a pas été comblée et que le participant a effectué le paiement.

41.1.   Inscription d’un participant 15 jours et moins avant l’activité. 

Le participant doit immédiatement faire le virement. Le responsable lui envoie un avis de 72 heures pour payer. Après ce délai, si le montant n’a pas été payé et qu’il y a une liste d’attente, son inscription est annulée et on passe au suivant.

• La réinscription du participant sera effectuée par un administrateur et seulement si la place n’a pas été comblée et que le participant a effectué le paiement.

42.    Réservation à risque

Lorsque le dépôt du club pour une réservation est à risque, les délais pour effectuer le paiement sont les mêmes mais le responsable envoie un courriel demandant aux personnes inscrites de payer le plus rapidement possible pour qu’on puisse faire les réservations.

• Pour les participants qui ont un solde de crédits suffisant, le responsable les informe qu’il va prendre immédiatement leur droit d’inscription dans leur solde de crédit.

43.    Chèques ou virements postdatés

Il est permis aux membres seulement et avec l’approbation du trésorier de payer des activités par chèques postdatés plutôt qu’un seul paiement.  Le paiement doit cependant être daté d’au plus tard 30 jours avant le début de l’activité ou de la date déterminée par le programme ou le trésorier.  Le trésorier peut, à sa discrétion et en tout temps, retirer à un membre ou non, le droit de payer par chèque ou par versements postdatés.

44.    Liste d’attente

Lorsqu’une place devient disponible, le participant sur la liste d’attente a un délai de 7 jours pour accepter la place.  Le site web envoie un courriel automatisé pour lui offrir la place tout en indiquant la date limite de réponse.  Le participant est inscrit immédiatement dans le registre et a le délai habituel pour payer.  En l’absence de réponse, le responsable annule son inscription et on passe au suivant.

• Lorsque l’activité a lieu dans moins d’un mois, le délai pour accepter la place est ramené à 48 heures.
• Dans le cas où l’activité a lieu dans moins de 7 jours, le délai pour accepter la place est de 24 heures.

45.    Effet retourné

En présence d'un paiement ou effet retourné ou refusé par l'institution financière, peu importe la raison, le participant doit rembourser immédiatement au club, en sus des sommes dues, tout frais imputés par l'institution financière.

46.    Pouvoir discrétionnaire

Le responsable des inscriptions a un pouvoir discrétionnaire et peut faire preuve de flexibilité dans l’application des règles 41 à 42 et 44.

47.    Hébergement en camping : choix des sites

Le choix des sites de camping se fait sur place.

• Le responsable de l’activité peut, à sa discrétion, attribuer les sites avant que les gens soient arrivés (les tentes doivent être montées avant la noirceur). 
• Le responsable de l’activité peut, s’il le désire, adopter la politique du premier arrivé, premier servi si les sites sont tous d’une qualité égale.
• En présence de plus d’une tente par site, le responsable demande aux participants de se regrouper et attribue les sites selon l'ordre d'inscription.

48.    Hébergement en camping : tarification

Considérant le fait que la tarification des propriétaires de camping varie énormément et
qu’il est difficile d’établir les tarifs des activités de camping, le tarif d’inscription à l’activité est un dépôt plutôt qu’un coût fixe.

Le tarif est calculé en fonction d’un participant par tente sauf si l’inscription est faite à 2 dans la tente. Il est possible jusqu’à 20 jours avant le début de l’activité de se jumeler à 2. Si le tarif a été payé seul, le participant aura droit à une remboursement après l’activité.

Lorsque le site permet 2 tentes, le coût payé pour le site est divisé en 2 ou en 4 selon le nombre de participants par tente. Selon les disponibilités il est possible de demander d’être seul sur son site. Le tarif d’inscription est ajusté en conséquence.

Les inscriptions sont acceptées seulement au fur et à mesure que chaque site est occupé. Les inscriptions qui ne complètent pas un site sont mises en attente.

Dans le cas où un participant choisi d'être seul dans sa tente, exceptionnellement, et sous réserve de l'acceptation du CA, il peut partager sa tente sans avoir à prioriser un participant inscrit ou sur la liste d'attente. Dans le cas où il y aurait plus d'une tente sur le site, on doit aussi s'assurer que les colocataires du site acceptent cet arrangement.

Les frais d’accès dans les parcs ne sont jamais inclus dans le tarif d’inscription de l’activité. Le programme doit mentionner qu’en plus du tarif, le participant devra payer lui-même les frais d’accès lorsqu’il se présentera à la guérite du parc.

49. Activité de canot-camping : mode d’inscription

Une date limite d’inscription est fixée par l’organisateur et sera indiquée au programme. À cette date, l’organisateur demandera aux participants inscrits de se jumeler immédiatement si ce n’est pas déjà fait.

• À cette date, en présence d’un nombre impair d’inscrits, la dernière personne ira sur la liste d’attente.
• Après cette date, les nouvelles inscriptions seront automatiquement sur la liste d’attente.

Dans l’éventualité où un participant inscrit annule sa participation :

• La personne avec qui il est jumelé pourrait être obligée d’annuler, puisqu’elle n’est plus jumelée.
• Le responsable tentera de la jumeler avec la prochaine personne sur la liste d’attente.
• En cas d’échec à trouver un remplaçant et si le cl le participant qui annule sa participation devra assumer seul le dépôt complet de la location du canot.ub a déjà payé la location du canot,

Selon les situations, il sera toujours possible d’accepter que quelqu’un soit seul dans son canot.

50.  Ajout d’un participant dans un lit duo occupé en solo 

Un participant inscrit en solo, à qui on a attribué un lit duo, peut, plus tard, joindre un participant de son choix (inscrit ou en liste attente ou non inscrit) aux conditions suivantes :

- Respect de la capacité du chalet: espace cuisine, salle de bain, indications au contrat sur le nombre de participants maximum, etc;

- Accord de l'organisateur afin d'éviter qu'il y ait plus de participants que ce qu'il avait prévu au départ;

- L’organisateur s’assure d’avoir l’accord des autres participants occupant le chalet;

- Le participant était seul dans sa chambre.

S’il y a lieu, la tarification sera ajustée à la baisse pour tous les participants de l’activité. Le rabais sera accordé seulement après l’activité.

50.1.   Abandon d’un jumelage dans un lit duo 

Dans le cas d’un abandon de jumelage (ex : couple qui se sépare) les 2 participants doivent s’entendre à savoir qui conserve le lit duo et, dans ce cas, l’un des participants

peut conserver le lit duo déjà attribué s’il paie pour la place abandonnée; ou

 En remplaçant le participant avec qui il était jumelé par une autre personne inscrite ou en liste d’attente ou non inscrite, de son choix à condition : 

- Que le participant avec qui il était jumelé annule ou puisse, selon les disponibilités, occuper un lit en solo;

- L’organisateur s’assure d’avoir l’accord des autres participants occupant le chalet;

- Le participant était seul dans sa chambre.

51. Mode d'attribution des chalets 

Le responsable des inscriptions s’occupe de placer les participants par chalet, à moins que l’organisateur de l’activité préfère le faire lui-même.

En présence de plus d’un chalet au même tarif, les participants sont invités, dans un premier temps, à se regrouper et soumettre la liste des participants avec qui ils aimeraient se retrouver pour le week-end. L’objectif étant de mettre ensemble, autant que possible, les gens qui ont des affinités.

Le responsable n’est pas lié par les choix soumis quoique cela lui permette de mieux planifier le regroupement des participants.

Le responsable doit s’assurer que chacun puisse avoir son lit en concordance avec le règlement #51.1

L’attribution des chalets se fait selon l’ordre d’inscription au registre. La première personne inscrite de chacun des groupes choisis le chalet pour son groupe.

51.1    Choix des chambres et des lits

L’attribution des chambres se fait par chalet.

Il faut s’assurer que chaque participant inscrit en lit solo puisse avoir son lit.

On attribue les places en suivant l'ordre d'inscription au registre pour chacune des chambres de chaque chalet selon l’ordre suivant :

 A : Chambres avec un lit en duo. Elles sont attribuées aux participants jumelés en duo incluant les participants en solo, s'il y a plus de chambres avec un lit en duo. 

 B : Chambres avec un lit solo. Elles sont attribuées aux participants en solo non placés dans chambre en A.

 C : Chambres avec 2 lits en solo. Elles sont attribuées aux participants jumelés à 2 dans une chambre incluant les participants jumelés en duo dans un lit qui ne peuvent être dans les chambres en A.  

 D : Chambres avec 3 lits en solo. Elles sont attribuées aux participants jumelés à 3 dans une chambre.  

Les lits restants sont attribués aux participants en solos non jumelés. S'il reste des chambres avec 2 lits et plus, l'organisateur donne priorité aux participants qui demandent d'être regroupés même après le délai de 30 jours pour se jumeler, prévu au règlement 38.

L'attribution de la chambre se fait, autant que possible, sur place.

Dans l’éventualité où des participants arrivent après l’heure prévue ou à une heure jugée tardive, afin de permettre aux personnes arrivées de s’installer dans leur chambre à une heure raisonnable, l’’organisateur peut répartir à l’avance les participants dans les chambres.

Les places en refuge sont attribuées par groupe selon l'ordre d'inscription.                                                                                                                     

51.2 Remplacement lors d'annulation de places en chalet

Lorsqu'il y a une annulation pour un lit occupé solo, le prochain solo (ou personne en duo séparable) sur la liste d'attente prend la place;

Si c'était un lit occupé duo, c'est le premier duo (séparable ou inséparable) qui se voit offrir les places.

 S'il n'y a pas de participants duo en attente (seulement des solos), on offre d'abord les places aux solos en attente (qui acceptent de se jumeler) et ensuite à ceux qui sont déjà inscrits en solo pour un délai de 48 heures. Un solo en attente pourrait alors prendre le lit en payant pour les 2 places.

 Après ce délai, on fait un appel à tous pour essayer de combler la ou les places. Premier arrivé, premier servi !

 S'il n'y a personne, les participants qui ont annulé perdre leur argent puisque non remplacés en concordance avec le règlement 56. À la limite on pourrait combler un lit double par un solo, le duo qui a annulé perdrait le paiement d'un des 2.  

 Si un duo annule, sans avoir payé et que les tentatives de les remplacer ne fonctionnent pas, la place est offerte à un solo (s'il y en a un) et, avec l'assentiment de tous les occupants du chalet, on divise la facture totale du chalet de façon égale entre tous les participants. 

 Le club se garde toujours l'option d'annuler la réservation du chalet (si c'est possible) et de rembourser les occupants. 

  51.3. Vaccination obligatoire – activités avec hébergement (sauf camping) ARTICLE SUSPENDU TEMPORAIREMENT

Dans le but d’offrir des lieux les plus sécuritaires possibles et de protéger les participants plus vulnérables à la COVID-19, tels les personnes immunosupprimées, il est obligatoire que les participants à ces activités soient adéquatement vaccinés.

Procédures à suivre :

• 1- Demander à chaque participant du club qui prévoit participer à ce type d’activité, de fournir à l’avance son code QR (preuve de vaccination adéquate), soit par courriel ou par la poste auprès du responsable des inscriptions (ou exceptionnellement auprès d’un autre responsable, participant du CO). La preuve doit nous être fournit au plus tard 5 jours après la date d’inscription à une telle activité, mais avant le paiement de l’activité. Si le délai n’est pas respecté son inscription est annulée.

• 2- Avec l’autorisation du participant, la preuve qu’on a eu le code QR du participant est notée de manière confidentielle, afin d’éviter de redemander le code à chaque nouvelle activité, étant donné que le courriel ou l’envoi par la poste est détruit après validation.  Si le participant n’est pas d’accord, il devra fournir sa preuve à chaque activité ou lancement d’activité avec hébergement. Le participant devra fournir une nouvelle preuve de vaccination adéquate, si la Santé publique modifie les règles actuelles.

• 3- Sauf exceptions, seul le responsable des inscriptions est autorisé à recevoir les codes QR et en garder note afin d’assurer la confidentialité de l’information.

• 4- En l’absence de preuve de vaccination d’un participant au moment de l’inscription, le responsable envoie une demande par courriel précisant le délai prescrit.

52. Divan lit et lits superposés

De façon générale, les divan lit et autres couchettes situés dans le salon ou dans un espace commun ne sont pas calculés comme une place disponible.  Dans l’éventualité où ces places sont offertes, le programme doit le spécifier clairement incluant leur tarif.  Le tarif pour cette ou ces places doivent être moindre que le tarif régulier (généralement à 30% moins chère qu’une place régulière). 

• Lorsque les divan lit ne sont pas attribués, une personne peut choisir d’occuper un divan lit.  Le choix se fait selon l’ordre d’inscription des participants du chalet. 
• Lorsque des participants couchent dans le salon ou des espaces communs, un couvre-feu raisonnable devra être fixé par le responsable.

 La partie supérieure de lits superposés n'est pas attribué. (s'applique pour les séjours après avril 2024).

53. Consignes aux participants lors d’activités avec hébergement

Le responsable doit s’assurer de remettre les lieux d'hébergement dans le même état que lors de sa prise de possession.

• Il faut sortir les poubelles et les mettre aux endroits précisés par le propriétaire.
• Il faut laver la vaisselle et la ranger, sinon partir le lave-vaisselle avant le départ.
• Il faut fermer et verrouiller les fenêtres avant le départ.
• Il faut laisser les clés à l'endroit précisé par le proprio.
• ll faut respecter toute autre clause au contrat
• En vue de s’assurer du respect et du bien-être des participants et afin de remettre le chalet dans le même état que lors de sa prise de possession, les consignes suivantes doivent être distribuées aux participants et être respectées :

54. Lits non attribués

Le club peut, lorsqu’il est évident qu’une place ne sera pas occupée, offrir aux personnes déjà inscrites, d’occuper cette place à 50% de rabais.  Par exemple : avec un tarif régulier de 100 $, un participant peut ne pas avoir à partager son lit en prenant la place non attribuée en payant 50 $ de plus.   L’offre se fait selon l’ordre d’inscription.

55. Annulation d’une inscription en mode Suspens

Il est possible d’annuler son inscription en mode « suspens ». Ainsi le participant annule s’il est remplacé mais il maintient son inscription si personne ne le remplace. Cela lui permet notamment de conserver son rang dans le registre inscription.  L’option d’annuler en mode suspens n’est offerte qu’aux participants qui ont payé leur inscription.

56. Politique de remboursement

Aucun remboursement ne sera effectué pour une personne qui désire annuler sa participation à une activité sauf si le club n’a pas à payer pour la place abandonnée ou si elle est remplacée. Le remplacement est effectif seulement lorsque la personne qui remplace a payé pour l’activité.

• Les personnes qui s'inscrivent après qu’une personne ait annulé occupent d'abord les places non occupées, s'il y a lieu.
• Si le club annule une activité, les participants qui ont payé sont remboursés.
• Dans de rares exceptions nous rembourserons des participants qui en font la demande pour des raisons humanitaires (maladie grave, décès d’un proche, blessure…). La décision de rembourser dans ces cas est à la discrétion du CA.
• Les remboursements se font en respectant l’ordre des annulations (date d’annulation figurant au registre de l’activité)

57. Procédure de remboursement de surplus

En présence de surplus lors d’activité avec hébergement, le traitement des surplus est laissé à la discrétion du CA, au cas par cas.