10.    Président et responsable des finances

  • Organiser les réunions du CO (ordre du jour);
  • Recevoir le courrier postal du club et le transmettre à qui de droit;
  • Répondre aux courriels et demandes de participants sur notre boîte courriel et référer à qui de droit, s’il y a lieu;
  • Faire les envois d’informations diverses;
  • Préparer et envoyer la publicité à paraître dans Fugues via Équipe Montréal et à ALGI, le premier de chaque mois pour le mois suivant;
  • Gérer la mise à jour de la liste d’envoi en juin;
  • En collaboration avec le trésorier :
    • Approuver les réservations d’hébergement ou autres paiements d’avance à effectuer pour des activités futures ;
    • Approuver les rapports d’activités soumis par les organisateurs d’activités;
    • Superviser la comptabilité;
    • Préparer les états financiers et tenir le budget (incluant l’envoie des déclarations de revenus de fin d’année et mise à jour de l’immatriculation);
    • Déterminer les activités à rabais (club qui paie les frais d’accès, stationnement) et approuver l’usage du montant discrétionnaire;
    • Déterminer les activités qui seront en « Portes ouvertes » et en informer le responsable de la programmation et le trésorier.
  • Diverses tâches financières :
    • Fixer les tarifs pour toute activité nécessitant un paiement à l’avance;
    • Informer le responsable de la programmation des modalités servant au calcul des covoiturages;
    • Gérer le registre des inscriptions et les inscriptions provenant de la liste d’attente suite à des annulations;
    • Faire les rappels de paiements aux délinquants.
  • Autres :
    • Tenir à  jour le site web, sauf ce qui touche le webmestre, et informer qui de droit des modifications apportées;
    • Coordonner toute demande nécessitant le concours du webmestre;
    • Organiser les soupers de fin de saison de novembre et avril de chaque année.
    • Informer tout nouveau participant qui s’inscrit à une activité de la possibilité de devenir membre ou de payer les frais de participation avant l’activité

11.    Trésorier :

  • Effectuer et gérer les entrées et sorties de fonds;
  • S’assurer d’obtenir des pièces justificatives pour chaque déboursé;
  • Conserver et classer la documentation relative aux recettes et déboursés du club;
  • Faire les dépôts mensuels ou périodiques au compte bancaire;
  • Faire la tenue de livre;
  • Imprimer et conserver les états de compte bancaire mensuels;
  • Tenir à jour la colonne Statut du registre inscription sur le site web, en indiquant les montants payés par les participants pour les activités;
  • En collaboration avec le président, approuver les réservations d’hébergement ou autres paiements d’avance à effectuer pour des activités futures ;
  • Obtenir les contrats de location de réservation d’hébergement et faire parvenir les paiements;
  • Rembourser les organisateurs qui ont avancés des fonds pour le club;
  • S’assurer d’obtenir, des organisateurs, un rapport pour chaque activité du club; le faire approuver par le président, obtenir les pièces justificatives et faire les remboursements.
  • Transmettre au président les infos nécessaires à la tenue de livre (détail des dépôts, des chèques émis et des virements reçus lorsque nécessaire);
  • Faire l’envoi de l’accusé-réception aux nouveaux membres et renouvellements;

12.    Secrétaire :

  • Rédiger et distribuer les comptes rendus des réunions;
  • Tenir à jour les Statuts et règlements du club;
  • Faire les envois des cartes de membre
  • Faire les envois des cartes d’Équipe Montréal
  • Gérer l’envoi d’avis de renouvellement des cartes de membre en mars;
  • Générer et faire parvenir le bottin des membres (2 fois l’an – 15 décembre et 15 juin)
  • Maintenir à jour la liste permanente des membres du club

13.    Responsable de la programmation :

  • Approuver les activités soumises par les organisateurs;
  • Réserver des dates d’activités demandées par les organisateurs;
  • Soumettre pour approbation, au président et au trésorier, les activités nécessitant une réservation d’hébergement à l’avance ainsi que l’ajout subséquent de places. 
  • Mettre à jour régulièrement la page Programmation future, sur le site web et indiquer celles qui sont confirmées;
  • Diriger, lors des réunions du CO, les points à l’ordre du jour qui concerne la programmation des activités;
  • Coordonner la programmation : obtenir les infos des organisateurs et monter la programmation sur le site web incluant le sommaire papier;
  • Informer les participants de la nouvelle programmation et de toute modification subséquente;
  • Calculer et tenir à jour les coûts du covoiturage des activités;
  • Recruter et former les nouveaux organisateurs et bénévoles d’activités;
  • Ajouter des activités au programme dès qu’un organisateur le manifeste
  • Tenir informer les organisateurs de nouveaux outils de programmation les concernant sur le web.