Pour les déplacements, le système de partage des frais d’essence (appelé covoiturage) est utilisé par Hors sentiers.

EXCURSION D'UN JOUR

Un montant pour le covoiturage est proposé au programme. Ce montant est payable directement au conducteur le jour de l’activité. Il est suggéré d’apporter le montant exact. Vous avez la responsabilité de chercher du covoiturage pour une excursion d'un jour. Vous pouvez vous-  même mettre à jour le registre via Mes activités,  Dans le cas où il manquerait de voiture les personnes qui n'ont pas trouvé de covoiturage sont avisées qu'ils ne peuvent pas participer à l'activité. Le montant à payer prend en compte les équipements, tel vélos et skis, qui limitent le nombre de participant par voiture. 

ACTIVITÉS AVEC HÉBERGEMENT 

Lors de ces activités, il est de votre responsabilité de vous trouver du covoiturage. Consultez la liste des participants inscrits à l'activité pour laquelle vous avez besoin de covoiturage. Une fonctionnalité a été prévue pour que vous puissiez contacter les personnes désirées par courriel.  Attention! La fonctionnalité n'est pas disponible dans Registre-Inscriptions de toutes les activités. Allez à Programme, sélectionnez l'activité, puis cliquez sur l'icone Voir registre. Pour connaitre le lieu du domicile des conducteurs allez dans la rubrique Liste des membres ou consultez le Bottin (notez que le bottin n'est pas disponible sur le web, vous le recevrez régulièrement par courriel si vous êtes membre et avez accepté d'y figurer). 

Le covoiturage pour ces activités est calculé pour une personne en fonction de 2 passagers incluant le conducteur. S’il y a plus de 2 passagers, le coût est modifié à la baisse en fonction du nombre de passagers. 

Il est de plus suggéré de verser un montant supplémentaire de 10$ au conducteur s’il doit faire un détour pour aller vous chercher et vous reconduire lors d’une activité. Le montant peut varier selon l’entente prise avec votre conducteur.

MODE DE CALCUL DU MONTANT DU COVOITURAGE

Pour chaque activité on calcule le nombre de kilomètres à effectuer aller-retour pour l'ensemble de l'activité. Le tout est multiplié par le tarif fixé, soit par le CAA Lien pour le CAA ou par le Conseil du trésor du Québec. 
Tarif du Conseil de Trésor
C'est donc dire que nous ajustons les montants déterminés à l'avance dans le programme chaque fois qu'il y a une variation importante qui modifie le calcul.

Ce tarif paie les frais d’essence et d’entretien d’un véhicule de promenade moyen. À titre comparatif, le tarif lorsqu'un employeur demande à un employé d'utiliser son véhicule est de 0,55 du kilomètre mais cela paie pour toutes les dépenses du véhicule incluant l’amortissement et les assurances.

Exemple de calcul

Pour une activité à St-Donat (km total aller-retour 252 km) 252 X 0,14 (taux au 1 janvier 2015) = 35,28 (si activité avec hébergement = 35$ /2 = 18$; (Le montant est arrondi au dollar le plus près). S’il y a 3 personnes dans le véhicule incluant le conducteur on divise 35$ par 3 = 12$ par personne. Ainsi on établit qu’un déplacement à St-Donat coûte 35$ en essence et frais d’entretien et il est partagé entre les personnes dans l’auto incluant le conducteur.

Pour les excursions d’un jour, on divise toujours par 4 = 35$ /4 = 9$. Sauf pour les activités de ski où on divise par 3 et pour les activités à vélo où l'on divise par 2 pour tenir compte des accessoires à apporter sur support. Le tarif n'est pas recalculé en fonction du nombre de personnes dans l'auto pour les excursions d’un jour.