Bulletin info-HS
No 4, novembre 2023 - MISE À JOUR POUR SÉJOURS EN CHALET- encore modifié
Ce bulletin est publié afin de vous tenir informé de tout changement concernant la règlementation et les procédures de votre club.
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Mise à jour des règles concernant les activités avec hébergement
Nous avons apporté des modifications pour tenir compte de la règle « Chacun son lit » adopté précédemment. Voici donc un résumé de la nouvelle façon d’attribuer les chalets, chambres et lits lors d’une telle activité. Les changements sont en caractère gras.
Dans un premier temps, on vous demande de former des groupes s'il y a plusieurs chalets. C'est le responsable des inscriptions (Carol Gagnon) qui s'occupe de gérer le tout, sauf si le responsable de l'activité préfère le faire lui-même. Il vous fera parvenir un grille déterminant, pour chaque chalet, la disposition des chambres, lits en duo et lits en solo.
L’attribution des chalets se fait selon l’ordre d’inscription au registre. La première personne inscrite de chacun des groupes choisis le chalet pour son groupe.
Notez que le le lit du haut de 2 lits superposés ne sera plus considérer comme un lit à compter de mai 2024. Les divans lits et autres couchettes peuvent être offerts mais à rabais seulement et à condition qu'ils ne soient pas situés dans une pièce commune comme le salon.
L’attribution des chambres se fait selon l’ordre d’inscription des gens par chalet. Il faut s’assurer que chaque solo puisse avoir son lit. Pour ce faire, il faut suivre l’ordre d’attribution suivant :
- A- Chambres avec 1 lit duo : Elles sont attribuées aux participants jumelés en duo incluant les participants en solo, s’il y a plus de chambres avec une lit duo;
- B- Chambres avec 1 lit solo : Elles sont attribuées aux participants en solo non placés en A;
- C- Chambres avec 2 lits solo : Elles sont attribuées aux participants jumelés à 2 dans une chambre (au plus tard 30 jours avant le début de l’activité), incluant les duos qui n’ont pas pu avoir une chambre en A;
- Chambre avec 3 lits solos : même chose que pour chambre avec 2 lits solo mais avec 3 solos;
- Les lits restants sont attribués aux solos non jumelés.
Le choix de la chambre se fait sur place. Si certains arrivent à une heure tardive, l’organisateur peut attribuer les chambres pour permettre à tous de s’installer.
Je vous rappelle qu’il n’est plus possible de se jumeler à 2 au moment du tirage au sort pour une chambre sauf si vous êtes dans le même lit. Après le tirage, vous pouvez le faire et ce jusqu’à 30 jours avant l’activité.
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Ajout de chalets
Lorsqu'un ou des chalets sont ajoutés après le tirage au sort, la composition (solos, duos) du ou des nouveaux chalets doit se faire en sélectionnant les participants sur la liste d’attente en fonction de la configuration des nouveaux chalets selon les places à occuper, donnant priorité aux duos jumelés pour les chambres à un lit duo ainsi que pour les solos jumelés à 2 pour une chambres à 2 lits solos, si de tels chambres sont disponibles.
Si le tarif est différent pour le ou les nouveaux chalets ce sont les participants ajoutés qui occuperont ces chalets mais il est possible de faire des échanges avec des participants dans les chalets initiaux.
Tarification - Camping
Les inscriptions pour chacun des sites de camping seront acceptées seulement lorsque le site est considéré complet.
Par exemple, si un site permet 2 tentes et que la tarification est établie en fonction de 2 participants par tente, le site n'est pas complet s'il y a seulement 3 participants inscrits, à moins que le 3ème participant ait payé pour être seul dans sa tente. Tous les participants restent en attente tant que le site n'est pas complet.