Bulletin info-HS
No 4, Mars 2023 - MISE À JOUR POUR HÉBERGEMENT EN CHALET
Ce bulletin est publié afin de vous tenir informé de tout changement concernant la règlementation et les procédures de votre club.
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Mise à jour des règles concernant les activités avec hébergement
Nous avons apporté des modifications pour tenir compte de la règle « Chacun son lit » adopté précédemment. Voici donc un résumé de la nouvelle façon d’attribuer les chalets, chambres et lits lors d’une telle activité. Les changements sont en caractère gras.
Dans un premier temps, on vous demande de former des groupes, en tenant compte de la capacité de duos et de solos dans chacun des chalets. Il faut suivre l’ordre d’inscription au registre pour déterminer la personne qui forme son groupe en premier et le choix du chalet s’il y en a plusieurs.
L’attribution des chambres se fait selon l’ordre d’inscription des gens par chalet. Il faut s’assurer que chaque solo puisse avoir son lit. Pour ce faire il faut suivre l’ordre d’attribution suivant :
- Chambres avec 1 lit duo : Elles sont attribuées aux participants jumelés en duo incluant les participants en solo, s’il y a plus de chambres avec une lit duo;
- Chambres avec 1 lit solo : Elles sont attribuées aux participants en solo non placés en A;
- Chambres avec 2 lits solo : Elles sont attribuées aux participants jumelés à 2 dans une chambre (au plus tard 30 jours avant le début de l’activité), incluant les duos qui n’ont pas pu avoir une chambre en A;
- Chambre avec 3 lits solos : voir C mais avec 3 solos;
- Les lits restants sont attribués aux solos non jumelés.
Le choix de la chambre se fait sur place. Si certains arrivent à une heure tardive, l’organisateur attribue les chambres pour permettre à tous de s’installer.
Enfin, l’organisateur peut ne pas appliquer ces règles pour certaines de ces activités, mais la méthode doit être précisé dans la description de l’activité au programme.
Je vous rappelle qu’il n’est plus possible de se jumeler à 2 au moment du tirage au sort pour une chambre sauf si vous êtes dans le même lit. Par la suite, vous pouvez le faire jusqu’à 30 jours avant l’activité.
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Ajouter un participant dans un lit duo, occupé par un solo
Un nouveau règlement vous permet maintenant d’ajouter un participant (situation d’un nouveau conjoint, par exemple) dans votre lit si un lit duo vous a été attribué. Ce participant n’a pas besoin d’être inscrit en liste d’attente, ni d’être membre. Il devra, bien entendu, payer sa place.
Le tout est possible à condition qu’il n’y ait pas d’autres participants dans la chambre, d’avoir l’accord de l’organisateur, des autres participants du chalet et que cela respecte la capacité des espaces du chalet. La tarification sera ajustée à la baisse pour tous les participants de l’activité.
Dans le cas contraire, couple qui se sépare par exemple, les 2 participants doivent s’entendre à savoir qui gardera le lit duo. Celui qui garde le lit peut choisir de payer pour la place en question ou ajouter un participant inscrit ou non de son choix. Il faut alors qu’un des 2 participants aient annulé ou puisse obtenir un lit solo. Les mêmes conditions que pour l’ajout d’un nouveau participant s’appliquent également.